流通・ITソリューション事業部のブログ
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要注目!! いま、経費精算システム導入が流行っている3つの理由

 

今回は「経費精算」をテーマにお話いたします。

経費精算とは、交通費・出張費・交際費などの支払いを従業員が立て替え、後日会社の必要経費として申請・精算する業務です。従業員にとっても、承認する上司にとっても、処理する経理担当者にとっても負担となりがちです。2016年にマクロミル社が実施した「サラリーマンの経費精算に関する実態調査」によると、1人あたり生涯で52日間をこの経費精算業務に充てることになるそうです。

いま、この経費精算についてシステムの導入を検討する会社が非常に増えています。貴社は既に導入されていますか? ここで簡単な経費精算業務のレベルチェックをしてみましょう。

 

レベル 状態
1 紙ベースの申請またはExcelやWordを使った申請を実施している。
2 経費精算専用ソフトを利用しているが、承認印や確認など手作業・目視点検など人手による作業が残っている。
3 クラウドと連携したモバイルアプリを利用し、スマホで領収書を撮影するなど入力工数を削減している。
4 国内外の航空会社やホテルチェーンなどのサービスとアプリの相互連携を行
い、生産性向上とコスト削減を実現している。
5 過去の経費データを分析し未来の支出予測を行っている。

 

貴社はレベルいくつでしたか? おそらく多くの会社はレベル2まで進んでいることと思いますが、近年さらなるレベルアップを検討している会社が増えてきています。その理由は、多くの企業が経費精算について3つの課題を抱えているからです。3つの課題について次節でご説明します。

 

経費精算のよくある課題(1) 生産性の向上と働き方改革

経費精算は週次や月次で行っている会社が多く、その経費の内容を思い出しながら紙の申請書に記入したり、何枚もの領収書を探し出して糊付けしたり、外出先からわざわざ会社に戻ってきて承認したり・・・実は思ったより工数がかかっているものです。

こうした工数は、経費精算システムを導入することで大幅削減されることがわかっており、生産性の向上、ひいては働き方改革につながるということで注目されています。

 

当社が提案するConcur(コンカー)という経費精算クラウドを導入した場合の想定効果は下図をご覧下さい。

 

 

図から、申請者・承認者・経理部門の方それぞれに削減効果があることがお分かりいただけると思います。

 

経費精算のよくある課題(2) 不正な経費申請の撲滅によるガバナンスの強化

経費精算を行う際に、従業員が会社の規定をよく理解していなかったり、あるいは意図的に不正な申請をするケースがあります。1つ1つは小さなミスや小さな不正かもしれませんが、会社全体のモラル低下につながり、大きな不正や企業のブランド低下を招くことになりかねません。上司や経理部門が承認する際にチェックできれば事故を未然に防ぐことができますが、大量の申請を全て細かくチェックするのは困難な場合もあるでしょう。

経費精算システムに予め会社の規定を登録しておくことで、申請の際にシステム上のチェックを行うことが可能になります。これにより規定違反に気づかずに申請されることを防止すると共に、意図的な不正申請の抑止にもつながります。

 

経費精算のよくある課題(3) 経費の可視化による間接費の削減

企業の多くは厳しい競争に直面し、利益を創出するために様々な施策を講じています。製造原価や仕入原価については、かなり細かく管理し、原価低減を進めていることでしょう。一方、間接費については、まだ最適化を実現できていないケースが多いのではないでしょうか?

経費精算システムは、これまでの会計システム中心の分析ではできなかった経費の可視化が可能となるため、コスト削減の施策が講じやすくなり、間接費の削減に貢献することができるのです。例えば、取引先のA社との交際費が必要以上に多すぎるとか、従業員のBさんは最近交通費が膨大になっているなどです。

 

経費精算システムは以下の3つの目的により導入が検討されています。

  • 働き方改革
  • ガバナンス強化
  • 間接費削減

 

皆様の会社でもご検討されてはいかがでしょうか?

皆様が小売業の方々だとすると、「交通費精算や出張旅費精算があんまりないけど・・・」と思うかもしれません。小売業では小口現金の処理などの別の処理で利用されているケースがありますが、そちらについては別の機会に触れたいと思います。

 

 

 

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経営全般の見える化を実現「Tableau導入による経営改革事例」も合わせてご参照ください。

 

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今野 圭

今野 圭

本メディア「STORESサイト」を企画した発起人、小売業・サービス業のITご担当者様に価値のある情報をお届けしようと、営業活動の傍ら、日夜記事執筆について向き合う。

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